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Mechanics / Mech Engineering
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Engineering (general)
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General / Conversation / Greetings / Letters
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Sample translations submitted: 1
Dutch to German: Funktioneren van het TMS
Source text - Dutch 1.6.1 Beheer, instandhouding en distributie
Beheer, instandhouding en distributie van de TMS documentatie behoren tot de taken van de externe adviseur en de werkwijze hiervoor is vastgelegd in de processen A2.5 Beheersing van het TMS en A2.6 Beheersing van wet en regelgeving.
Vanzelfsprekend hebben alle medewerkers toegang tot het TMS.
De actuele documenten van het TMS worden elektronisch opgeslagen op de server middels een zogenaamde Dropbox. Een Dropbox is een opslag welke zich in de ‘cloud’ bevindt, dit betekend dat deze overal ter wereld toegankelijk is met een internet verbinding. Hierdoor is het TMS toegankelijk voor de meeste medewerkers. Voor de medewerkers die geen toegang hebben tot het IT-systeem zullen de betreffende processen, procedures en/of werkinstructies op papier beschikbaar worden gesteld.
Op verzoek kunnen aan overheidsinstanties, opdrachtgevers, leveranciers en andere belangstellenden kopieën van processen of procedures ter beschikking worden gesteld.
Alle aan het TMS gerelateerde processen en documentatie worden regelmatig beoordeeld. Over het resultaat van dergelijke audits wordt verslag gedaan door de Medewerker Kwaliteit en Veiligheid aan de directie, mede ter beoordeling van het totale systeem.
1.6.2 Communicatie
Uit het organisatieschema blijkt hoe het bedrijf is georganiseerd en hoe de verhoudingen tussen de verschillende afdelingen en functies liggen. De interne communicatie is geregeld door middel van:
• Jaarlijkse beoordelingsvergadering door de directie en de adviseur;
• Regelmatige voortgangsbewaking van de TMS jaarplannen;
o Bij veranderingen in de bedrijfsvoering zullen de TMS jaarplannen ook aangepast worden.
• Toegang tot het TMS
o Medewerkers hebben toegang tot het TMS via de Dropbox, deze is te bereiken via de IPad welke alle medewerkers in hun bezit hebben. Aanvullend worden de medewerkers bij wijzigingen, door de medewerker Kwaliteit en Veiligheid geïnformeerd.
• Gezamenlijk overleg tussen directie en medewerkers;
o Twee keer per jaar komen per bedrijfsonderdeel alle operationeel medewerkers bij elkaar om de huidig stand van zaken en door de medewerkers ingebrachte punten te bespreken. Vooraf is er gelegenheid om agendapunten aan te leveren. Tijdens het overleg wordt er een notulen geschreven welke na sluiting van de vergadering naar alle aanwezigen verspreid wordt.
• Functionerings-, beoordelings- en evaluatiegesprekken;
o Functionerings-, beoordelings- en evaluatiegesprekken worden door middel van een gespreksverslag genotuleerd. Dit gespreksverslag zal worden bijgevoegd in het persoonlijke dossier van de medewerker.
• Conclusies en aanbevelingen van audits, incidenten, enz. dmv. van overleg tussen directie, adviseur en evt. betrokken medewerkers.
Belangrijke informatie mbt. TMS activiteiten en besluiten worden besproken in het regelmatige overleg tussen management en medewerkers. Tevens kunnen, indien noodzakelijk, specifieke e-mail berichten verzonden worden aan het gehele personeel. Van grote wijzigingen zullen de werknemers schriftelijk d.m.v. een handtekening kennis nemen.
1.6.3 Beheersen van veranderingen (Management of change)
Elke keer wanneer er een vernieuwing of een beduidende verandering plaats vindt in de organisatie en/of in de bedrijfsactiviteiten dan dient niet alleen het management systeem te worden herzien en waar nodig te worden geactualiseerd, maar er dient ook een risicobeoordeling te worden uitgevoerd. Naast interne veranderingen, moet er ook rekening gehouden worden met de externe veranderingen, zoals het uit laten voeren van diensten door derden en wat hier bij de risico’s zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij :
• nieuwe projecten, nieuwe logistieke concepten of nieuwe locaties;
• veranderingen in bedrijfsprocessen, activiteiten of werkwijzen;
• wijziging in vervoeren en/of nieuwe bestemmingen;
• behandelen of vervoeren van nieuwe producten of productgroepen;
• gebruik van nieuwe transportmiddelen of uitrusting;
• gebruik van nieuwe installaties of apparatuur;
• uit laten voeren van diensten door derden;
• ontwikkelingen en veranderingen in wet- en regelgeving, normen, standaards en richtlijnen;
• wijzigingen in beleid en visie;
• het samenwerken met andere entiteiten als infrabeheerders, spoorwegondernemingen, producenten en het onderhoudsbedrijf;
• streven naar continue verbetering (A2.10).
1.6.4 Beleidsdoelstellingen
Om aan de in de beleidsverklaring van de directie genoemde beleidsdoelstellingen te kunnen voldoen, worden jaarlijks specifieke doelstellingen en actieplannen vastgesteld en worden voortgang en effectiviteit van deze plannen voortdurend bewaakt en geëvalueerd.
Voor het bereiken van deze doelstellingen is het van belang dat iedereen zich bewust is van zijn of haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Hiervoor is het belangrijk dat betrokkenheid en participatie van alle medewerkers bij uitvoering, controle en verbetering van hun werkzaamheden, worden gestimuleerd.
De directie stelt, voor zover dit binnen haar vermogen ligt, middelen ter beschikking om aan deze doelstellingen te kunnen voldoen.
1.6.5 Klanttevredenheid
Klanttevredenheid wordt jaarlijks geëvalueerd op basis van bezoekrapporten, verbeterformulieren en het overzicht incidenten. De uitkomsten van deze evaluatie worden besproken met het management en zo nodig worden acties opgestart om verbeteringen binnen de organisatie door te voeren ten einde de klanttevredenheid verder te verhogen. Tevens worden de klanten geïnformeerd over de te nemen acties en wordt hen in een volgend onderzoek gevraagd om dergelijke punten nogmaals te beoordelen.
Ook bestaat de mogelijkheid een tevredenheidsonderzoek te houden door middel van een vragenlijst.
1.6.6 KPI’s (Key Performance Indicators)
In dit TMS wordt er gewerkt met KPI’s. KPI’s zijn cijfers welke iets zeggen over het bedrijf, deze cijfers zijn afkomstig uit de opgebouwde data, afkomstig uit de orders uitgevoerd op operationeel gebied.
Deze KPI’s worden gemonitord door de managing director. Binnen deze KPI’s zijn ook een aantal veiligheidsdoelstellingen (VD) opgenomen. De doelstellingen worden geregistreerd op basis van de registraties welke door het personeel gedaan worden tijdens de uitvoering van de werkzaamheden en door het verwerken van de bezoekrapporten en de incidentenregistraties.
Enkele voorbeelden van KPI’s zijn:
Algemeen
- Omzet
- Aantal opdrachten
- Aantal medewerkers / verloop
- Vertraging veroorzaakt door TrainGroup
Veiligheidsdoelstellingen
- Punctualiteit klanten
- Aantal incidenten
- Storingen Materieel
Wekelijks en of maandelijks worden deze KPI’s ofwel performance overzichten welke ook per klant verstrekt worden, geactualiseerd.
1.6.7 Onderzoek en analyse
Realtime worden de gegevens betreffende incidenten gemonitord. Gedurende de analyse worden de volgende gegevens geregistreerd:
- Aantal incidenten per maand;
- Aantal incidenten per oorzaak.
Elk incident kan ingedeeld worden in een van de volgende categorieën:
Naast de analyse van bovengenoemde gegevens, wordt als afsluiting van het registreren van een incident opgenomen in de RI&E zodat deze bij een nieuw incident altijd actueel is.
Translation - German 1.6.1 Verwaltung, Erhaltung und Verbreitung
Verwaltung, Erhaltung und Verbreitung der TMS-Dokumentation gehören zu den Aufgaben des externen Beraters und die Vorgehensweise hierfür ist festgelegt in den Prozessen A2.5 Verwaltung des TMS und A2.6 Verwaltung der Gesetze und Verordnungen.
Selbstverständlich haben alle Mitarbeiter Zugang zum TMS.
Die aktuellen Dokumente des TMS werden mittels einer sog. DropBox elektronisch auf dem Server gespeichert. Eine Dropbox ist ein Speicher, der sich in einer ‚Cloud‘ befindet, das heißt, dass dieser weltweit über Internet zugänglich ist. Damit ist das TMS für die meisten Mitarbeiter zugänglich. Für diejenigen Mitarbeiter, die keinen Zugang zum IT-System haben, werden die betreffenden Prozesse, Prozeduren und/oder Arbeitsanweisungen schriftlich zur Verfügung gestellt.
Auf Antrag können Regierungsorganen, Auftraggebern, Lieferanten und anderen Interessierten Kopien von Prozessen oder Prozeduren zur Verfügung gestellt werden.
Alle mit dem TMS zusammenhängende Prozesse und Dokumente werden regelmäßig beurteilt. Über die Ergebnisse derartiger Audits berichtet der Mitarbeiter für Qualität und Sicherheit an die Geschäftsführung, damit auch das Gesamtsystem beurteilt werden kann.
1.6.2 Kommunikation
Das Organigramm macht ersichtlich, wie der Betrieb aufgebaut ist und wie die unterschiedlichen Abteilungen und Funktionen sich zueinander verhalten. Die interne Kommunikation regelt sich mittels:
• Jährlicher Besprechung zur Beurteilung durch die Geschäftsführung und den Berater;
• Regelmäßige Fortschrittsüberwachung der TMS Jahrespläne;
o Bei Änderungen in der Betriebsführung werden auch die TMS-Jahrespläne angepasst.
• Zugang zum TMS
o Mitarbeiter haben über die Dropbox Zugang zum TMS, diese ist erreichbar über das IPad, welches alle Mitarbeiter in ihrem Besitz haben. Außerdem werden die Kollegen bei Änderungen vom Mitarbeiter Qualität und Sicherheit informiert.
• Besprechungen zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern;
o Zweimal jährlich findet pro Betriebszweig eine Besprechung aller operationellen Mitarbeiter statt, um den aktuellen Stand der Dinge und die von den Kollegen aufgezeigten Punkte zu besprechen. Jeder kann im Vorfeld Tagesordnungspunkte anmelden. Bei der Besprechung wird ein Protokoll geführt, dass man nach Ende der Besprechung allen Anwesenden zukommen lässt.
• Gespräche zur Beurteilung und Auswertung;
o Gespräche zur Beurteilung und Auswertung werden mittels eines Gesprächsprotokolls festgehalten. Dieses Protokoll wird der Personalakte des Mitarbeiters beigefügt.
• Schlussfolgerungen und Empfehlungen aus Audits, Vorfällen usw. mittels Besprechungen zwischen Geschäftsführung, Beratern und evtl. betroffenen Mitarbeitern.
Wichtige Informationen bzgl. der TMS-Aktivitäten und –Beschlüsse werden bei den regelmäßig stattfindenden Besprechungen zwischen Management und Mitarbeitern ausgetauscht. Wenn nötig können außerdem spezielle Mails an die gesamte Belegschaft verschickt werden. Große Änderungen werden den Mitarbeitern schriftlich mitgeteilt und von ihnen quittiert werden.
1.6.3 Steuerung von Änderungen (Management of change)
Bei jeder Neuerung oder wichtigen Änderung innerhalb der Organisation und/oder den Firmenaktivitäten muss nicht nur das Management System überarbeitet und wo nötig aktualisiert werden, sondern es muss auch eine Beurteilung der Risiken stattfinden. Neben den internen Veränderungen muss auch externen Veränderungen Rechnung getragen werden, wie z.B. die Durchführung van Diensten durch Dritte und die dabei möglicherweise auftretenden Risiken. Dies ist z.B. der Fall bei:
• Neuen Projekten, neuen logistischen Konzepten oder neuen Locations;
• Änderung der Betriebsprozesse, Aktivitäten oder Arbeitsvorgänge;
• Änderung im Transport und/oder neue Destinationen;
• Handling oder Transport von neuen Produkten oder Produktgruppen;
• Benutzung neuartiger Transportmittel oder Ausrüstung;
• Benutzung neuartiger Installationen oder Geräte;
• Beauftragung von Dritten zur Durchführung von Diensten;
• Entwicklungen oder Änderungen bei Gesetzen und Verordnungen, Normen, Standards und Richtlinien;
• Änderungen in Policy oder Sichtweise;
• Zusammenarbeit mit anderen Instanzen, wie Infra-Verwalter, Bahnunternehmen, Fabrikanten und Wartungsfirmen;
• Streben nach ständiger Verbesserung (A2.10);
1.6.3 Policy-Ziele
Um den in der Policy-Erklärung der Geschäftsführung genannten Policy-Ziele genügen zu können, werden jedes Jahr spezifische Zielvorgaben und Aktionspläne festgelegt und werden Fortschritt und Effizienz dieser Pläne ständig überwacht und beurteilt.
Um diese Zielvorgaben zu erreichen ist es wichtig, dass sich jeder seiner Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung bewusst ist. Deshalb ist es von Belang, dass das Engagement und die Teilnahme aller Mitarbeiter bei Durchführung, Kontrolle und Verbesserung der Arbeitsvorgänge stimuliert wird. Die Geschäftsführung stellt, soweit das in ihren Möglichkeiten liegt die Mittel zur Verfügung um diese Zielvorgaben erreichen zu können.
1.6.4 Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit wird jährlich auf der Basis von Besuchsberichten, Verbesserungsformularen und einer Übersicht der Zwischenfälle gemessen. Die Ergebnisse dieser Messung werden mit dem Management besprochen und wenn nötig wird Aktion unternommen um innerhalb der Organisation Verbesserungen einzuführen die die Kundenzufriedenheit weiter erhöhen. Die Kunden werden über diese Aktionen in Kenntnis gestellt und bei einer Folgeuntersuchung werden sie gebeten, die betroffenen Punkte nochmals zu beurteilen.
Es besteht auch die Möglichkeit, die Kundenzufriedenheit mittels eines Fragebogens zu ermitteln.
1.6.5 KPI’s (Key Performance Indicators)
In diesem TMS arbeiten wir mit KPI’s. KPI’s sind Ziffern, die eine Aussagekraft besitzen über die Firma und die sich ableiten aus den Daten, die für die Aufträge auf operationellen Gebiet zusammengetragen wurden.
Die KPI’s werden vom Managing Director überwacht. In den KPI’s sind auch eine Anzahl Sicherheitszielvorgaben (VD) enthalten. Diese Vorgaben werden registriert anhand der Eingaben des Personal bei der Durchführung der Arbeiten und durch die Verarbeitung der Besuchsberichte und der Registrierung von Zwischenfällen.
Einige Beispiele van KPI’s sind:
Allgemein
- Umsatz
- Anzahl der Aufträge
- Anzahl der Mitarbeiter/ Fluktuation
- Verspätungen verursacht durch TrainGroup
Sicherheitsziele
- Pünktlichkeit Kunden
- Anzahl der Zwischenfälle
- Störungen am Material
Außer einer Analyse der o.g. Daten wird jeder Zwischenfall abschließend auch in die RI&E aufgenommen, so dass diese bei neuen Zwischenfällen allzeit aktuell
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Experience
Years of experience: 21. Registered at ProZ.com: Jun 2015.
I am native German and have been living in the Netherlands for half of my life.
In Germany, I graduated in economy and worked in shipping and logistics.
After I moved to Holland I worked for a privately owned railroad company and got into translation because of german shareholders.
Besides working as a management assistent I translated all kinds of documents, including technical documentation on locomitives (EN-NL).
Since leaving the company I have been doing work for former colleagues, all in railroad transportation and some general translation work for other customers (like letters, offers, websites, job applications etc.)
I have some medical training and a bachelor degree in homeopathy and am therefore familiar with medical terminology, anatomy and pathology. In the past I translated information about medicines and a scientific boek about minerals en their role in the human body.
I translate easiliy from German to Dutch and Dutch to German and feel very comfortable with translating from English into both of these languages.
Please feel free to check out my website www.sabinegorski.com to see who I have worked for in the past.
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